robotizar

Por: Jorge Alberto Restrepo | Coordinador Interoperabilidad y software wapecífico,Mónica Rincón | Jefe Departamento de Tecnologías de la información, yJuan Felipe Sierra | Coordinador de Innovación y Desarrollo.

Menos repetición y más aplicación de conocimiento, por parte de los profesionales del Hospital, es el efecto de esta estrategia que hoy deja resultados significativos.

En el contexto en el que se desarrolla la salud en Colombia, más eficiencia y menos inversión es la fórmula ‘mágica’ para garantizar la calidad en los servicios. Y es que, ante una operación en crecimiento, sumado al bajo presupuesto, el mayor reto del sector es buscar alternativas eficientes, en corto plazo y sin tener que gastar tanto dinero. Algo así como las tres B, bueno, bonito y barato.

Es precisamente en ese entorno cuando a finales de 2017 el Hospital Pablo Tobón Uribe conoce la tecnología RPA, Robotic Process Automation. Una herramienta que implementa robots de software diseñados para ejecutar altos volúmenes de tareas estructuradas, repetitivas y previamente ejecutadas por humanos, para que éstos puedan enfocarse en actividades que requieren aplicación de conocimiento. Así las cosas, el Hospital encontró allí la oportunidad para automatizar ciertos procesos operativos.

Desde ese momento el foco estuvo en identificar las tareas repetitivas: servicio al cliente, facturación, compras, por mencionar algunas, fueron las primeras candidatas a revisar y, así, construir máquinas para ‘desrobotizar’ el trabajo de ciertos roles, de manera que invirtieran su tiempo en actividades que agregaran mayor valor para el Hospital.

Durante ese proceso, se revisaron, se estandarizaron, en algunos casos se simplificaron y posteriormente, se construyeron los robots que fueron calificados como asistentes virtuales en las áreas designadas. Como resultado, entre abril de 2018 y junio de 2019, se construyeron ocho robots que asumieron las siguientes funciones:

- Registro de atenciones derivadas de accidentes de tránsito en portal Siras

- (requerimiento de ley).

- Trámite de órdenes ambulatorias ante aseguradores (obligación regulatoria).

- Envío de órdenes de compra vencidas a los proveedores.

- Impresión de soportes para facturas de atenciones en Urgencias.

Los resultados

Con los robots se realizan hoy 36.137 tareas al mes que, en otra situación, ocuparía a 6.3 personas para ejecutarlas. Esta iniciativa que, según referenciaciones y literatura, necesitaría de inversiones significativas pudo adaptarse a los recursos del sector de la salud en Colombia demostrando que es posible lograr eficiencias en los procesos sin grandes inversiones y en corto plazo.

La apertura de las áreas para recibir a los robots como asistentes virtuales y como una ayuda para delegar en ellos las labores operativas, ha sido clave para la adopción de esta estrategia y así, enfocar a las personas en responsabilidades que generen valor agregado en la prestación de los servicios.